佐賀三洋工業（株）様は、三洋グループの一員としてパソコンやサーバ、液晶テレビなど身近な電子機器の電源部に欠かせない各種アルミ固定電解コンデンサを開発・製造しています。現在、三洋グループ全体で、内部統制の強化に向けて取り組んでおられますが、同社は長年活用していた財務会計システムを一新する際も、この点を重視し、EXPLANNER/Aiによる新会計システムを選定しました。

「以前の財務会計システムは、ログや変更履歴などの管理ができませんでした。内部統制強化のためには、まず、誰が、伝票入力し、いつ、誰が、承認したのかの記録を確実に残す仕組みを創る必要がありました」（経営管理部　情報システム課　課長　古川一成様）。同社では、各部門で必要な資材や備品等を購入していますが、納品後、仕入伝票起票から承認までの業務フローが複雑で、入力作業も重複していました。そこで、EXPLANNER/Ai会計システムとEXPLANNER/FLのワークフロー機能を連携させ、申請･承認の業務プロセスを、よりセキュアで効率的なものに改善されたのです。

「当初、各部門からダイレクトに会計システムに入力する方法も考えたのですが、入力ミスがあると、そのデータが支払い処理まで行ってしまい、トラブルになる。このようなミスを防止するためにデータ入力と整合性チェックができ、なおかつ社内承認を電子的に行える仕組みを構築したのです」。同じように会計システムとワークフローソフトを連携した他社製品も検討しましたが、ユーザ自身で容易に帳票レイアウト変更ができる、EXPLANNERシリーズに迷わず決定。07年10月に導入決定し、翌年4月に本稼動開始。ワークフロー部分に関しては、古川様と経理部の担当者のお二人で、実質２ヵ月程で構築させました。

EXPLANNER/FLとEXPLANNER/Aiの導入により、従来の仕入伝票の申請・承認の業務フローは、大きく変貌しました。上の図をご覧いただければ一目瞭然なのですが、以前は、納品後、各部門の担当者はデータ入力をして「紙」の仕入（振替）伝票を発行していました。そこに係長、課長、部長と検収印の枠を作り、各上長の承認を得るため、仕入伝票（紙）を回していたのです。「部長が出張の時は、伝票は机の上に溜まったまま、いつまでも承認印をもらえずにいる」というケースも多々あったようです。部内の承認が終わると、経理部での承認後、会計システムや仕入帳管理システムにデータを再入力しなければなりませんでした。

現在では、検収後に各部門の担当者が一度入力するだけです。部門の上長はもちろん、経理部まで電子的に仕入伝票が回り、画面上で申請・承認されます。もちろん伝票持ち回りも不要。経理で最終承認された後、会計システムであるEXPLANNER/Aiの債務管理システムへと連携し、データが自動的に流れます。また、特に件数の多い資材の伝票は、発注システムのデータをCSV形式で取り出し、EXPLANNER/FLに取入れることで、データ入力工数を大幅に減らす工夫もされています。

この新しい業務システムでは、ログインなどの操作履歴（ログ）はすべて残されているので、万一、入力ミスや不正行為があっても、即座に原因をトレースできます。

「この新システム導入によって、内部統制強化に向けた仕組みができましたが、データの入力作業が大幅に削減できたのも、大きな成果でした。」特に、経理部では、以前は独自の仕入帳管理をしていたので、すべての部署から集まった6,000枚/月の振替伝票を再入力していましたが、その作業が全面的に削減できたそうです。

また、各部門でもCSV形式での取込みにより、入力作業も削減され、企業全体で見ると飛躍的な工数削減につながっています。データ入力の重複作業が減った分、入力ミスの発生リスクも大幅に削減できました。

「EXPLANNER/FLの良い点は、Lotus Notesと違って、簡単なメンテナンスなら開発経験のないユーザ部門の担当者でもできてしまう所ですね」。実際に、使い始めると、帳票の項目を増やしたい、項目の順番を変えて欲しい、など利用者からの要望も出てくるが、システム部門がすべて対応していたら、多大な管理工数と時間がかかります。このような作業も、変更設定が容易なEXPLANNER/FLなら、ユーザ部門に委ねられ、負担軽減に貢献しているそうです。

「これからEXPLANNER/Aiは、人事・給与へと業務範囲を広げ、将来は統合化を図っていきたいと考えています。また、EXPLANNER/FLは、現在、Lotus Notesで行っている出張申請・精算のワークフローや、紙で申請している住所変更などの社員情報変更の届出の電子化に活用し、便利さをさらに広げていきたいですね」。