西部石油（株）様は山口製油所（山口県山陽小野田市）にて原油の精製を行い、西日本・九州・日本海地域の昭和シェル石油やコンビナート各社に年間約600万KLの石油製品を供給しています。同社では、市況に応じたスピード経営の実現に向けた月次決算制度の導入や東京本社と山口製油所に二重化していた経理業務の一元化、資金管理の一元化・支払業務の山口集中化（外貨等は除く）を目的に、ERPパッケージ「EXPLANNER/A」をメインパッケージとして財務会計システムの再構築を行いました。このプロジェクトの企画から運用までをたった一人の専任として指揮された経営管理部経理課スタッフマネージャー　西山俊彦氏は、月次決算や予算管理を支援する独自サブシステムのアドオンをはじめ、種々のカスタマイズにより同社のノウハウをパッケージに盛り込み、効率性をとことん追求したシステムを作り上げました。

効率化の基本方針となったのは、西山氏が「責任管理会計」と名付ける管理会計方式。一言で言えば、各予算・実績管理を予算担当課である総務課や人事課がまとめて管理するのではなく、実際に予算を使用する課が目標管理の一環として責任をもって自主的に管理するやり方です。「例えば、社内で毎月平均80件の出張が発生していますが、出張精算のチェック業務等が人事課の大きな負荷となっていました。そこで、責任管理会計の考え方を導入すると同時に、ワークフロー・システムも導入して、こうした中間的な業務をなくす仕組みを作ろうと考えました」。そこで採用されたのがFlowLites。実は、すでに総務関係のシステムに導入済みで、「構内駐車場使用願」「贈答・慶弔承認願」「接客依頼書」等々、10を超える申請・承認業務が総務課担当者自身の手で電子化され、社員に広く活用されています。（下図参照）

ワークフロー・システムと財務会計システムの連携を、主張申請・精算を例に見ていきましょう。「システム効率化を図ろうと思ったら導入時に業務改革に取り組まなくては成功しません」と語る西山氏がワークフロー導入と同時に行った主な改革は、人事課等のチェック業務の排除、予算を使用する課単位の起票業務の排除。仮払い制度の廃止、の3点でした。原則として仮払いを行わない（但し国内長期出張、海外出張は除く）代わりに、各社員に鉄道運賃やホテルの支払に使えるクレジットカードを配布、また、航空会社の法人向けサポートシステム（全日空＠desk等）の活用により、出張者が各自Webで航空券を予約できる環境を用意しました。従って、出張者は交通費や宿泊費に現金を使わずに済み、それらの請求は会社に対して一括して行われます。

出張者が出張精算書を作成する時は、「StarOffice21」のビジネスポータルからワークフロー・システムを起動し、初期画面に表示される「引継書類」の中から、「出張精算書」を選択します。すると、出張届申請（画面②）時に入力したデータを引き継いだ画面から精算書の作成を始めることができます。タクシーなどを使用していて、バウチャー（領収書等）の提出が必要な場合は、作成し終わった出張精算書を印字し、バウチャーと一緒に直接、経理課へ提出します。「所属上長の承認はワークフローの方で行われますから、バウチャーのほうはいちいち上長の印鑑をもらいません。そんなことをしていたら遅くなってしまいます。」

ワークフローで承認済みとなった出張精算のデータは、経理課で仕訳として「EXPLANNER/A」に取り込まれ、仕訳伝票が印字されます。「責任管理会計」の考え方により、これまで経理課に回る前に行われていた人事課のチェックは省略。もちろん、人事課や権限の与えられた管理者は、いつでもFlowLitesを通じて、実績をチェックすることが可能です。火曜日までに受け付けた精算はその週の金曜日には出張者の銀行講座に振り込まれるとのこと。まさにスピード処理です。また、仕入先マスタの登録や修正も、各課の担当者がワークフローを使っています（画面③）。「現在、仕入先は2,000～3,000件に上りますが、振込先の口座名まで各課が責任を持って入力します。経理課はいちいちチェックしていませんが、これまでトラブルは発生していません。」このほか、立替金に関しても同様の仕組みが活用されています。

このワークフローと連携した財務会計システムの導入時には、「出張管理業務の年間800時間削減」などの目標が掲げられていましたが、2004年4月のサービスインから1年数ヶ月、そうした目標は現実の効果として達成されたといいます。「合計では年間5,500時間分の業務が削減できました。労働生産性が向上し、スピード向上・コストダウン・社内各部署の先鋭化による正確性向上などの成果が上がり、大変優れたシステムが構築できたと自負しています」