東光電気工事（株）様は2003年に基幹業務システムを汎用機主体のものからオープンシステムへと再構築し、基幹業務の効率化を図りました。各工事のあらゆるデータは基本的に発生部署で入力され、工事案件ごとにシステムのデータベース（Oracle8i）で一元管理されるようになりました。

これを機会に、同社が取り組まれたのが、FlowLitesを活用した基幹業務における承認業務のペーパーレス化でした。「例えば、それまで実行予算書の承認にあたっては、膨大な資料の束が添付され、全国の拠点から東京に郵送されてきて、さらに本社内の関連部署を巡っていました。そこで、それをそのまま電子化して回したいと考えました」と事務管理部長　中村茂徳様はおっしゃいます。

そこでFlowLitesに用意されている入出力インターフェースを活用して、基幹業務システムと一体化したワークフローシステムを構築しました。基幹業務システムからFlowLitesに必要なデータを取り込み、承認業務を行った後、最終承認のなされたデータを基幹業務システムのDBへ出力するのです。

続いて翌年には、さらに経理システムをFlowLitesに連携させ、精算業務のペーパーレス化も実現しました。「基幹と経理を合わせると、毎月、平均1万5,000件以上の文書がワークフローシステムで処理されいています」とのこと。経理システムは基幹業務システムとは異なるベンダによって組まれたものでしたが、FlowLitesはマルチベンダの環境に対応しています。

同社の基幹業務システムで処理される内容は、営業管理、工事管理、外注管理、資材管理など。ひとつのプロジェクトに着目すれば、引合から受注、施工、完工まで、川上から川下まで一貫したデータの流れがあり、それらのすべての承認業務をFlowLitesが担っています。（図参照）

一般的に、基幹系の承認業務では、経理・総務系に比べてワークフローシステムに厳しい条件が求められます。例えば承認ルートの設定。「同じ種類の書類でも、承認ルートは、受注金額、申請部署、工事の種類など、さまざまな条件によって変えていかなければなりませんが、FlowLitesはルート設定の条件を999まで決められますので、それを最大限に活用しています。それでも足りない場合には、ステップ分けを利用することでクリアしています」（事務管理部システム運用課長　河野　淳一様）

また、ひとつの書類の入力項目も多く、実行予算書では100項目以上に上ることも珍しくないとか。「DBにすでにあるデータはそこから抽出できますので、再入力の必要はありません。基幹業務システムでは最後までFlowLitesの入力画面を見る必要がないので、ワークフローシステムを使っているという意識もないようです。」（河野課長）

申請が発生すると決裁者にメールで通知されます。メール本文に挿入されているURLをクリックすれば、書類が画面上に表示される仕組みで、さらに画面をクリックすればPDF化された添付書類も表示されます。新たにシステムを立ち上げたり、ログオンしたりする必要のないので、承認者もワークフローシステムを意識することなく使っているといいます。

FlowLitesが黒子となって陰ながら支える同社の基幹教務システム。このシステムの導入効果についてお二人は次のように語りました。

「導入前は、現場からFAXで指示されて、総務部が申請書の作成を代行するなどしていたのですが、現在はバックオフィスにそうした負担はなくなりました。代わりに、経営層の方から、DBのデータをりようして利益予想を出して欲しい等のリクエストが来ているそうです。」（河野課長）これまでワークフローの支援に費やされていたマンパワーが経営支援に向けて注力されてきているようです。

「当初の目的である業務効率化は達成されたと考えています。すでに稼動して3年が経ち、データもだいぶ蓄積されてきましたし、旧システム時代のデータの移行にも取り組んでいます。これからは、これらのデータを基に、工事経歴書の作成や、営業支援、経営支援などの活用に取り組み、さらなるメリットを引き出していく段階だと考えています。」（中村部長）