（株）イエローハット様は、北は札幌営業所から南は福岡支店まで、全国に事業所を構えています。これまで、全国の事業所で起案される稟議書、申請書等は東京にある本社へ郵送されていました。急用の場合にFAXを活用することはあっても、紙の原本を回すことが基本。そのため、役員の最終決済が下りるまで１週間程度かかってしまうことも少なくなかったと言います。
そこで同社では、FlowLitesによるワークフロー・システムを導入することで、承認業務の電子化を図り、迅速な決裁スピードとペーパーレス化による業務効率化を推進することを決定。システムは3カ月の短期間で立ち上げられ、04年1月には本番稼働を迎えました。サービスイン後の運用も極めてスムーズに進行しているようで、「1カ月間の移行期間を経て、その後は紙の書類は受け付けないルールにしましたが、クレームはほとんど来ませんでした。エンドユーザーにとってもFlowLitesは馴染みやすく、使いやすいからだと思います」とYH事業本部システム部システム課課長代理 小川 誠様はおっしゃいます。
導入後の変化については、YH事業本部システム部部長 荘田達彦様がこう語られました。「以前だったら、滞っている時はどこまで稟議書が回っているのか一人ひとり訊いて回らなければなりませんでしたが、今はFlowLitesで履歴を見れば誰のところで止まっているのか一目瞭然で分かります。ですから、確かめる手間もいらなくなりましたし、皆さんチェックされているという意識があるから、対応も随分早くなりましたね」。最近では、起案から最終決裁が下りるまでの所要日数は2～3日程度とか。

現在、同社がワ ークフロー・システムで扱う文書は11種類。活用頻度の高いものは稟議書、申請書A（規模の小さな案件の稟議書）、報告書、システム要望書の4つですが、その他、人事関連の定型の申請書類であるマイカー通勤申請書、技能手当／職務手当申請書、給与振込銀行変更届、採用申請書、住所変更／通勤手当変更届、被扶養者異動届、寮社宅入居退居申込書、を電子化しました。
ここでは、稟議書を例に、同社の電子承認のプロセスを説明しましょう。メニュー画面（画面①）で「稟議書」を選択すると、画面②のような入力画面になります。「緊急度」「決裁希望日」などはプルダウンで選択し、あとは件名と要旨を書き込み、添付資料があれば添付ファイルとして登録して、「申請」ボタンを押すだけで申請作業は終了です。起案文書の閲覧可能者は、文書の種類に応じてFlowLitesによって予め設定されています。
稟議書が申請されると総務部の担当者がチェックし、回覧ルートの設定を行います。「回覧選択」をクリックすると、予め登録しておいた回覧ルートのリストが別画面で表示される（末尾コラム参照）ので、そこから選択するだけで簡単に設定できます。回覧ルートが設定されると、最初の回覧先へ通知メールが行きます。稟議の最終決裁が終了するか否決された時点で、起案者と所属上長にメールで結果が通知されます。
「このシステムは全国どこの事業所からでもアクセスできますから、役員などの承認者が出張中でも稟議が滞らなくなったと、エンドユーザーから感想をいただいています」（小川課長代理）

今回、報告書とシステム要望書の電子化については、イエローハット様が作成しています。「1回講習を受けて、後はNECさんに訊きながらやってみたのですが、結構簡単に作れるんですね。今後さまざまな業務書類を電子化していきたいと考えておりますが、これなら自社で開発・運用していけると思いました」（小川課長代理）
また、「今後は店舗も社内ネットワークにつないで、店舗でもワークフロー・システムを使えるようにしたいと考えています。残高の経理部への報告など、店舗で発生する書類は多いので、導入効果は大きいはずです」（荘田部長）とのこと。FlowLites導入による同社の業務効率化と意思決定の迅速化はますます進展しそうです。